Hoe voorkom je ERP-weerstand?

Je medewerkers zullen voor een groot deel bepalen hoe succesvol de implementatie van je ERP-software zal zijn. Zij moeten er immers mee aan de slag. Maar alle verandering is moeilijk. Met dit artikel proberen we je een idee te geven van hoe je ERP-weerstand kan voorkomen binnen je bedrijf.

De implementatie van ERP-software is een bijzonder intensief maar waardevol proces. Voor de meeste bedrijven groeit een dergelijke investering al snel uit tot de ruggengraat van hun bedrijf. ERP-software brengt immers structuur in je administratieve processen en geeft je inzicht in hoe je organisatie ervoor staat. Van bestellingen en voorraden tot nacalculatie en service … alles vertrekt vanuit dezelfde database. Dat maakt alle data altijd up-to-date en toegankelijk. Het spreekt voor zich dat het wel wat voorbereiding zal vergen om dit ‘in een keer goed te doen’. Het is het uitgelezen moment om na te denken over hoe je bedrijfsprocessen in de toekomst wil organiseren om het volle rendement uit je investering in ERP-software te halen. 

Maar de grootste succesfactor heeft te maken met mensen. Vaak is er weerstand om op deze nieuwe, digitale manier aan de slag te gaan. Waar komt die vandaan?

De belangrijkste oorzaak heeft te maken met het systeem ontwerp: het moet makkelijk te gebruiken zijn en voldoen aan de behoeftes van alle gebruikers. Als hun workflow verandert, dan moet het efficiënter werken dan voorheen. Als processen veranderen, kunnen ook verantwoordelijkheden wisselen. Al deze veranderingen zijn moeilijk te verteren op de werkvloer, zeker als het digitale transformaties betreft. Mensen voelen zich bedreigd, zijn bang hun job te verliezen of nieuwe skills te moeten aanleren, terwijl ze in hun huidige manier van werken net excelleren..

Wat kan je nu doen om die weerstand in de kiem te smoren? Een eerste tip heeft te maken met het creëren van een duidelijk kader voor de veranderingen. Dat moet een groot stuk van de onzekerheid en dus de onrust en de weerstand wegnemen. Leg bijvoorbeeld in een grondige bedrijfsanalyse de huidige situatie vast, beschrijf de toekomstige en zet daarbij uiteen welke veranderingen dat gaat opleveren. Ga daarbij ook in detail. Benoem afdelingen en personen die de veranderingen zullen voelen. Het helpt om ze in het project te betrekken, zodat er in plaats van weerstand engagement ontstaat. 

Enkel een plan opstellen zal niet volstaan, je moet er ook over praten met je medewerkers. Hoe transparanter de communicatie kan verlopen over wat hen te wachten staat en welke impact de implementatie ERP-software zal hebben, hoe minder je kiemen voor weerstand zal zaaien. Werknemers moeten voelen dat ze open en eerlijk betrokken worden in de plannen van het bedrijf. Dat stopt niet bij de aankondiging van de investering. Ook tijdens de implementatie is het belangrijk om informatie te delen over de vooruitgang. Durf ook in dialoog gaan met je mensen. Ze kunnen interessante ideeën hebben om de implementatie of de werking van de ERP-software vlotter te laten verlopen of mogelijke drempels al op voorhand melden.

Het moet ook duidelijk zijn dat het management gewonnen is voor deze investering. Wat het management vindt, bepaalt immers voor een stuk wat het bedrijf en dus ook de medewerkers ervan denken. Enthousiasme vanuit de top zal een deel van de weerstand al doen wegebben.

Een nieuw ERP-systeem impliceert sowieso een nieuwe manier van werken. De praktijk zal misschien grotendeels uitwijzen hoe het moet, maar het is belangrijk om je medewerkers wel wegwijs te maken in de software. Een goede training legt dan ook een goede basis voor het welslagen van het ERP-systeem binnen de organisatie. Medewerkers moeten zich de nieuwe manier van werken snel eigen kunnen maken, zodat hun vertrouwen ook groeit en de weerstand slinkt. Ze moeten snel beseffen dat de investering ook in hun dagelijkse werkzaamheden voor een grote meerwaarde zorgt.