Een vlotte implementatie van ERP? Het kan!

Een ERP-systeem implementeren of veranderen van ERP? Dat vergt sowieso tijd en middelen, daar kunt u helaas niet onderuit. Maar het hoeft wel geen bron van frustratie te zijn voor u en uw medewerkers. Een goede voorbereiding kan uw bedrijf vlot doorheen dit veranderingsproces navigeren.

De implementatie van een ERP-pakket gaat verder dan alleen maar de technologie. De manier van werken binnen een bedrijf verandert. ERP wordt immers de ruggengraat waaraan alle processen worden opgehangen voor een betere aansluiting en stroomlijning van al die processen. Wie daarin slaagt, zal efficiënter en productiever dan ooit kunnen werken. Maar omdat het net alle bedrijfsprocessen raakt is het echt een veranderingsproces voor iedereen binnen het bedrijf. En daaraan zijn valkuilen verbonden. 

Maak voldoende middelen en vooral tijd vrij om dit grondig te doen en betrek uw medewerkers en hun ervaring erin. Zij kennen de processen het beste. Dat hoeft daarom ook niet in één keer. Veel ERP-pakketten zijn opgebouwd uit modules, de software kan met andere woorden meegroeien met uw bedrijf en stap voor stap worden ingepland. Daarmee hebben we u al langs enkele van de meest voorkomende valkuilen geloodst. Hieronder nog enkele bijkomende tips om de transitie zo vlot mogelijk te maken.

Zoals bij elke investering, is het ook goed om de business case rond een nieuw ERP-pakket te definiëren. Wat wil ik nu eigenlijk bereiken met deze ERP-software? Waar zit het nut? Een belangrijke nagel om op te hameren, om iedereen mee te krijgen in het verhaal. Ze moeten zien waar voor hun de voordelen zitten. Daarnaast is dit een goed vertrekpunt om in te schatten wat het ERP-systeem op termijn zal moeten opleveren. 

Eenmaal dat is afgebakend, is het zaak een team samen te tellen dat mee de kar zal trekken. Complementariteit staat centraal, want ieder zal een andere rol te vervullen hebben. De taak van het team is te zorgen voor de juiste input. Dat gaat verder dan alleen de data, ook hoe alle processen precies in elkaar vloeien is belangrijk om door te geven aan de ERP-leverancier. Hoe beter de input, hoe beter de output en dus de meerwaarde zal zijn.

Denk ook goed na over de eigen processen, vandaag en morgen. Bedrijven willen in de eerste plaats bestaande processen automatiseren, processen die vaak organisch mee gegroeid zijn. Maar zijn ze vandaag nog altijd de meest optimale weg van uw grondstoffen naar uw afgewerkte producten? De implementatie van een ERP-systeem is net het uitgelezen moment is om opnieuw te evalueren. Een oefening die u uiteraard best voor de implementatie maakt, zodat er een future proof bedrijfsstructuur is waarvan uw ERP dan het kloppend hart kan zijn. 

Dat maakt een ERP-implementatie nu net tot zo’n veranderproces. Door medewerkers vanaf het begin te horen en te betrekken in dit proces, zal de acceptatie van al die veranderingen op de werkvloer eenvoudiger verlopen. Bovendien zijn de medewerkers die de taken uitvoeren degenen die het dichtst bij de processen staan en dus een klare kijk kunnen hebben op hoe de organisatorische flow kan verbeteren.

Een big bang mag dan al goed uitgedraaid zijn voor het universum, in bedrijven is dit zelden een goed idee. Een gefaseerde aanpak, waarbij de eisen, wensen en doelstellingen duidelijk zijn, alsook de timing die daaraan verbonden is, blijkt het beste te werken. Zet zwart op wit wat er moet gebeuren, wanneer en door wie. Dan is het aan de leverancier van de ERP-software om al die input om te zetten in een eerste blauwdruk van het systeem. 

Goede communicatie is cruciaal in deze fase. Zorg dat de leverancier u op de hoogte houdt van het implementatieproject. Wat gaat goed? Welke mijlpalen zijn al bereikt? Welke functionaliteiten ontbreken nog? Hoe sneller er kan bijgestuurd worden, hoe beter. 

De laatste mogelijkheid daarvoor voor het live gaan is de testfase. Belangrijk daarbij is de opleiding van uw medewerkers. Zorg dat ze helemaal vertrouwd geraken met de omgeving, dat ze snappen hoe de structuur in elkaar zit, en wat de nieuwe manier van werken zal ­opleveren.